13 tehnici in managementul timpului

În acest articol îți voi prezenta o serie de trucuri prin care poți să economisești timp și să-ți conservi energia de muncă. Iar pentru ca aplicarea acestora să devină obișnuință, este necesar să le practici timp de 21 de zile. Atunci când discutăm despre time management izolat, riscăm să cădem în păcatul măsurării mecanice a timpului. A discuta izolat însemnă a face abstracție de catalizatorul esențial al vieții și anume energia personală. Energia ta personală gestionată în mod eficient te face mai productiv. Cu cât ai o energie personală mai bună, cu atât te vei simți mai bine, indiferent de task-urile pe care le ai. Sfaturile de mai jos reprezintă o întrepătrundere între time management, gestionarea energiei și puterea concentrării și îți vor ușura considerabil viața, punând ordine în acțiunile tale. În timp ce citești, imaginează-ți când ai aplicat deja aceste sfaturi sau când ai putea să le aplici în viitor.

1. Grăbește-te încet! Este foarte importantă percepția psihică asupra timpului. Atunci când te grăbești foarte tare, de cele mai multe ori apare criza de timp. Nu te mai grăbi dacă nu este cazul. Concentrează-te înainte de toate, pentru că nu vei apuca să faci acest lucru dacă ești într-o permanentă grabă.
2. Stabilește-ți focusul zilei! Focusul zilei este asemenea unui far care-ți luminează drumul. Neavând un focus al zilei este ca și cum ai merge noaptea cu o mașină care are farurile stinse. Aprinde farurile și fii atent la drumul principal. Peisajele pot fi interesante, însă ele te pot distrage și riști să produci un accident, deci să nu mai ajungi la destinație! Trebuie să ai un focus zilnic pe un lucru principal, cel mult două sau trei! Seara verifică în ce măsură ai fost focusat, iar a doua zi depune eforturi mai mari în acest sens.
3. Lasă multi-tasking-ul pe seama computerelor sau a altora, iar tu fă lucrurile pe rând. Da, teoretic, se caută oameni multi-tasking. Practic, a fi multi-tasking îți consumă o cantitate enormă de energie, ceea ce te transformă într-o persoană ineficientă. Este bine să știi să faci multe lucruri, însă pe rând. Pentru a te focusa pe o activitate consumi o cantitate uriașă de energie, iar deconectându-te constant pentru a te focusa pe o activitate paralelă vei deveni mai ineficient și vei pierde mai mult timp. Fă lucrurile pe rând și nu te mai mândri cu multi-tasking-ul.
4. Scurtează convorbirile telefonice. Trebuie să te setezi să nu depășești cinci minute în convorbirile telefonice de obicei. Încearcă să fii mai precis și mai eficient la telefon. M-am monitorizat și am fost surprins să constat că, dincolo de faptul că dau multe telefoane, într-o anume zi am avut patru convorbiri care depășeau 30 de minute fiecare. Sintetizând discuțiile, am realizat că acestea puteau fi rezumate în cel mult cinci minute, numai că eu nu avusesem un focus în acest sens. Mulți oameni au dispoziția de a vorbi, depinde doar de voi cum administrați discuția astfel încât să nu vă mănânce toată ziua. Înmulțiți cele 30 de minute de mai sus cu patru convorbiri. Am stat două ore să discut lucruri pe care le puteam discuta în 20 de minute. Iar acest lucru înseamnă aproximativ 25% din timpul meu de lucru.
5. Nu-ți mai verfica e-mailul la fiecare 15 minute (de 2-3 ori pe zi este de ajuns). Aveam prostul obicei de a sta cu emailul deschis și de a-l verifica cam din cinci în cinci minute. Practic, pierdeam unul din cinci minute, adică 20% din timpul meu. În plus, sosea un email, îl citeam, nu aveam timp să răspund, îl marcam pentru a răspunde mai târziu. Problema nu era că-l citeam, ci că trebuia să-l recitesc atunci când vroiam să răspund la el pentru a-mi reaminti exact. Așa ajungeam să citesc e-mail-urile la care trebuia să răspund de două ori. Dacă aveam 10 emailuri pe zi în această situație și alocam pentru fiecare 5-6 minute, se mai ducea 15 % din timpul meu din cauza faptului că repetam în mod inutil o sarcină simplă. Stabilește-ți un interval de maxim două ore și alocă-ți atunci 10 minute pentru a răspunde la toate e-mail-urile. Cel mai eficient este să verifici e-mailul doar o dată pe zi și să aloci 30 de minute pentru acest lucru. Poate vi se pare exagerat sa faceți acest lucru doar o dată pe zi, însă puteți încerca. Oricum mai des de două ori să nu vă deschideți e-mail-ul pentru că vă puteți trezi seara că nu ați făcut nimic.
6. Ia o pauză și mănâncă un fruct, timp în care trebuie să nu faci nimic. Este important ca în timpul zilei să-ți iei pauze în care să nu faci nimic. Adică să mănânci un fruct de exemplu. Atenție, nu trebuie să-ți mănânci frunctul în timp ce stai de vorbă cu cineva sau în timp ce-ți verifici emailul. Pur și simplu nu trebuie să faci nimic altceva decât să mănânci. Trebuie să-i oferi minții tale o pauză binemeritată.
7. Amuză-te și zâmbește mai des. N-o faci pentru ceilalți, ci pentru tine. Pare simplu, astfel că poți să o faci mai des. De câte ori vei zâmbi, te vei încărca cu o cantitate de energie suplimentară pe care apoi poți să o direcționezi unde îți dorești tu. În plus, o viață ai, de ce nu ai zâmbi mai des?
8. Ține un jurnal timp de 2-3 zile în timp real și observă ce faci în realitate (cu alte cuvinte, vei observa care îți sunt „hoții de timp”). Aceasta este o sugestie cât se poate de serioasă. Nu ai cum să-ți îmbunătățești eficiența dacă nu știi ce faci în realitate. Poate fi o diferență uriașă între ceea ce crezi tu că faci și ceea ce faci în realitate. Un jurnal ținut două-trei zile poate fi magic. Notează în el de câte ori te apuci de ceva cu o oră înainte și apoi când te apuci de altceva, notează din nou. Atenție! Pentru a fi cu adevărat eficient, trebuie să notezi totul… adică inclusiv întreruperile.
9. Învață să spui NU atunci când este cazul. Cu siguranță și tu ești solicitat tot timpul să faci diverse lucruri. Învață să spui și nu din când în când. Pare simplu, însă nu-i deloc ușor de pus în practică. Spunând mai des NU, vei avea mai des ocazia să te ocupi de lucrurile cu adevărat importante. Sau spune da, simultan cu a sugera că ai vrea să fii de rezervă și nu ca primă variantă sau cu a spune că dorești cinci minute pentru a termina ceea ce faci acum. Nu toți, însă mulți, îți vor aprecia onestitatea.
10. Folosește coșul de gunoi mai des și aruncă hârtiile neimportante de pe birou. Dacă ai fel și fel de liste pe care-ți notezi diferite lucruri, aruncă-le mai des. Seara sau dimineața verifică toate hârtiuțele, iar hârtiile care sunt importante trece-le în agendă și pe celelate aruncă-le. Știu, te vei confrunta cu situația în care nu știi dacă-ți vor mai trebui sau nu. Pune tot ce nu știi, într-un sertar sau într-o cutie, iar lunar poți să o arunci la gunoi.
11. Evită vampirii sociali. Am scris două articole despre cei care ne lasă fără energie. Le puteți citi aici și aici. Evită, așadar, pe cât posibil, oamenii în prezența cărora nu te simți confortabil și, mai mult, gândește-te că nu ești plătit ca psiholog să asculți la nesfârșit pe oricine vrea să-și plângă de milă sau care vine să te convingă că viața e grea, că nu se poate, că este imposbil, etc.  Găsește o scuză și revin-o la ale tale!
12. Selectează-ți cu atenție activitățile. Timpul tău valorează bani. Mai mult, timpul tău înseamnă viața ta. Când cineva îți ia o oră din timp, îți ia de fapt o oră din viață. Acea oră din viață, realmente vorbind, nu o poți recupera niciodată. Când pierzi timpul, îți irosești viața. Hai să presupunem că, din nefericire, te-ai găsi în situația de a mai avea doar o zi de trăit. Nu crezi că ai pune mai mare preț pe fiecare minut din ziua respectivă? Minutul respectiv este același, însă nu realizăm cât de important este el decât atunci când este ultimul.
13. Ia decizii mai rapid și mai eficient! Utilizezi aceeași cantitate de energie încercând să nu faci ceva sau făcând acel lucru. Mulți oameni își irosesc energia personală încercând să evite, să amâne sau să nu facă diferite lucruri. De multe ori, energia consumată în această luptă e mai mare decât energia necesară pentru a face lucrul respectiv. Așadar, ia decizia de a face – este de multe ori mai ușor și întotdeauna mai bine.

Adăugă la această listă orice lucru sau acțiune care ar putea să-ți îmbunătățească energia personală. Cu cât îți vei gestiona mai bine această energie, cu atât vei avea mai multe satisfacții în plan profesional și în plan personal. Poți alege să printezi aceste sfaturi și să le afișezi într-un loc în care să-ți mai poți arunca un ochi peste ele din când în când. Poți trimite acest articol unei persoane care, în opinia ta, are nevoie de astfel de sfaturi sau găsește o persoană și încercă să i le explici. Vei vedea că le vei înțelege mult mai bine, le vei reține și îți vor veni noi idei.

Îți doresc o zi plină de energie pozitivă!

Scris de Marian Rujoiu