Planificarea
activitatilor
Astazi vom discuta despre unul
dintre cele mai importante principii ale managementului timpului si anume planificarea
activitatilor. Adevarul este ca nu vom avea niciodata suficient
timp sa facem tot ceea ce ne dorim, indiferent de cat de multe tehnici de management al
timpului aplicam. Nu conteaza cat de multe tehnici de
productivitate personala vom aplica, tot nu vom reusi sa facem toate
lucrurile pe care le avem de facut.
Tot ce putem face este sa ne
stabilim prioritatile in asa fel incat sa acordam mai mult timp activitatilor
mai importante. Cineva spunea ca “niciodata nu vei avea sufiecient timp sa
faci toate lucrurile pe care le ai de facut, insa intotdeauna este timp pentru
lucrurile cu adevarat importante”. In asta consta managementul timpului:
organizarea activitatilor si prioritizarea lor astfel incat sa reusim sa ne
indeplinim atributiile cele mai importante si abia apoi, daca mai ramane
timp, ne ocupam de celelalte activitati, mai putin importante.
Probabil va intrebati cum puteti
sa va stabiliti prioritatile, cand aveti asa de multe lucruri de facut
incat nici nu stiti de care sa va apucati mai intai. Secretul este sa va
scrieti zilnic toate activitatile pe o foaie de hartie. Faceti-va o lista cu
tot ce trebuie sa faceti in acea zi. Cel mai bun moment pentru intocmirea
acestei liste este seara, inainte de culcare. Inainte sa va culcati,
planificati-va toate activitatile pe ziua urmatoare. Scrieti in aceasta
lista toate lucrurile pe care le aveti de facut, indiferent ca unele necesita
doar 10-15 minute, iar altele 2-3 ore.
Metoda
ABCDE
Dupa ce ati intocmit aceasta lista, stabiliti
prioritatile aplicand metoda ABCDE recomandata de Brian Tracy in toate programele sale de
management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metoda? In dreptul
fiecarei activitati puneti una din literele A, B, C, D sau E, in functie de
importanta activitatii, astfel:
- A – activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaparat sa le faceti. Un astfel de exemplu ar putea fi o intalnire cu un client foarte important al afacerii dumneavoastra.
- B – notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiar atat de grave.
- C – activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut sa le faceti, insa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastra. Un astfel de exemplu ar fi sa iesiti cu un coleg la o cafea.
- D – activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altor persoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra. De exemplu, daca aveti de printat niste documente, puteti pune secretara sa se ocupe de asta, astfel ramanandu-va dumneavoastra timp sa va ocupati de alte activitati mai importante.
- E – notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista, fara a avea nicio consecinta asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru dumneavoastra. O astfel de activitate ar putea fi sa jucati un joc sau sa urmariti un meci de fotbal (exceptand cazul in care sunteti antrenor sau activati in domeniul sportiv).
Bine inteles, puteti avea mai multe
activitati de tip A, B, C, D sau E. Daca aveti mai multe astfel de activitati,
notati-le cu A-1, A-2, A-3 si tot asa, in ordinea importantei. Astfel A-1
este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastra sa-l realizati
in ziua respectiva. De asemenea, aplicati aceeasi metoda si pentru celelalte
activitati notate cu B, C, D si E. Ideea de baza este sa nu faci o activitate
de tip B, atata timp cat inca mai sunt activitati de tip A pe care nu le-ati
indeplinit.
Brian Tracy recomanda aceasta metoda
ca fiind una dintre cele mai bune metode pentru managementul timpului,
stabilirea si planificarea activitatilor. Va invit sa o incercati si sa va
convingeti singuri de importanta sa.
In articolul urmator vom continua cu
alte metode si tehnici de management al timpului. Pana data viitoare, va
recomand sa va planificati in fiecare seara ziua urmatoare,
intocmindu-va o lista cu toate activitatile pe care le aveti de indeplinit si stabiliti-le
prioritatile folosind metoda ABCDE. Mult succes!
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu